Uitgelicht

Quality Control Systems

Quality Control Systems (QCS) is een organisatie die zich heeft toegelegd op specialistische ondersteuning van schoolfruitleveranciers. Het dienstenpakket bestaat onder andere uit het beheer van een callcenter (inclusief aanverwante diensten als website en e-mail), subsidiebegeleiding en –advies, projectadministratie en het monitoren en plannen van interne en externe logistiek (inclusief app). In totaal verzorgt QCS voor ruim 1.200 scholen gedurende 20 weken het schoolfruit en -groente (circa 625.000 porties per week). Om in aanmerking te komen voor de Europese subsidie, moet de projectadministratie voldoen aan de EU-richtlijnen.

01.-

De vraag

Quality Control Systems

Hoe kunnen wij de gehele inkoop- en distributieketen van schoolfruit controleren om voor de fruitleveranciers en deelnemende scholen een 100% invulling te geven aan hun Europese subsidieaanvraag?

02.-

De oplossing

SMART

Door middel van een database gestuurd proces wordt elke stap in de keten vastgelegd en elk onderdeel geregistreerd in de projectadministratie. Deze is gekoppeld met verschillende boekhoudpakketten. In een centraal dashboard worden KPI’s verwerkt voor medewerkers, klanten en distributeurs en geautomatiseerde resultaatrapportages gegenereerd. Het klantportaal geeft inzicht in elke stap van het proces, van inkoop tot levering. In de bijbehorende app registreren chauffeurs, scholen en ouders wat er is geleverd, hoe er is geleverd en wanneer er is geleverd. Het systeem en systematiek zijn ISO-gecertificeerd.

03.-

Testimonial

Quality Control Systems over Smart Concepts

‘Wij werken sinds 2015 met Smart Concepts. Zij leveren onze software om het EU-Schoolfruitprogramma vlekkeloos te laten verlopen. Toen wij Smart Concepts de opdracht gaven een pakket voor ons te ontwikkelen, was dat een enorme uitdaging en tegelijk een hele duidelijke opdracht: ‘Bouw voor ons een applicatie zodat elke gram, elke verplaatsing en elke euro is geregistreerd.’ Ze brachten het proces stap voor stap in kaart, hebben gezorgd voor een registratie mogelijkheid van elke stap en hebben onze behoefte beantwoord; alles van inkoop tot en met de levering kan worden geregistreerd. Onze uitdaging zit nu in het monitoren van wie registreert wel en niet (c.q. doet wat we hebben afgesproken en waar we hem voor betalen?) in plaats van ons zorgen maken of we het juiste aan het doen zijn!’

04.-

Ontwikkeling

Wat heeft Smart Concepts gedaan?

Customer CRM, registratie van contacten verrijkt met e-mail en beeld

Geautomatiseerde e-mailclient (planbaar)

Database gestuurde enquêtetool met visueel geoptimaliseerde rapportage

Twee factor authenticatie d.m.v. SMS voor veilig inloggen

Rollenstructuur voor verschillende gebruikers in de database (rechtenstructuur)